ReCoder (recoder) wrote,
ReCoder
recoder

  • Mood:

Digital Archiving

Столкнулся с тем, что информационный перегруз выползает из цифрового мира в физический и с этим надо что-то делать. В частности, в полный рост встаёт проблема организации архива документов разной степени важности. Несмотря ни на что обещанный ещё в прошлом тысячелетии безбумажный офис™ так и остался несбыточной мечтой. В результате - имею дома несколько постоянно пополняющихся коробок с пачками разнообразных документов:

  • Жизненно важные: паспорта с визами, свидетельства и доверенности. Плюс ксерокопии на всякий случай.
  • Просто документы: регистрации, банковские, страховые договора и т.п.
  • Кучи всяких уведомлений: от банков, больниц, страховых, жил.контор и т.п.
  • Бумаги, которые могут внезапно понадобиться - типа заключения мед.осмотра или торгового чека.
  • Пачки старых конспектов, схем, набросков, архитектурных эскизов и прочих мимолётных идей.

И всё это информационное громадьё имеет тенденцию постоянно увеличиваться и перемешиваться. Увеличение само по себе ещё не беда - всегда можно купить коробку побольше. А вот ориентироваться в этом бумажном кургане становится всё сложнее и сложнее (что беспокоит наш Орден Борьбы с Энтропией). Тем более, что для подавляющего большинства бумаг достаточно бы было уметь делать две операции: "просмотреть" и "распечтать копию". Поэтому очень хочется загнать эту проблему обратно в мир цифры и решить её технологически. Вопрос - как?

Помню, подобной проблемой два с половиной года назад озадачивался avva, но не припомню чтобы он поделился своим выбранным решением. Так что придётся решать проблему оцифровки документов самостоятельно. Итак, какие альтернативы у нас имеются?

PDF файлы. Решение в лоб - отсканировать все документы в PDF, назвать в соответствии с какой-то схемой, разложить по папочкам, закинуть на внешний диск, при желании синхронизировать в какое-нибудь облачное хранилище. Простота подхода подкупает, однако непонятно как потом справляться с постоянно растущей базой документов. Боюсь, через год наступит цифровая тупиковая ситуация аналогичная текущей бумажно.

Google Documents. Мы верим в Великий Гугл, так что после первого шага "отсканировать всё в PDF" заливаем все документы в Google Documents, и раскладываем по папочкам-меткам. От предыдущего варианта отличается изначальной облачностью хранения (плюс можно делать локальные архивы через Takeout), доступностью отовсюду. Минус - я не на 100% уверен, что могу доверить Гуглу все свои архивы (даже с двухшаговой верификацией).

Evernote. Вместо Гугля берём отсканированные PDFы и заливаем в Evernote. Плюсы: опять же универсальная доступность, чуть более подробная мета-информация, если сработает OCR - то будет совсем легко что-то отыскать. Минус: ударившемуся в маркетологический разгул Evernote я доверяю ещё меньше чем Гуглу.

Filing Systems. Подобрать какую-нибудь scanner filing system. Вроде бы соответствующий софт имеется: Paper Port, Neat 5, eDocs, File Center, онлайновый Office Drop, Docs Vault. Тут сложно - надо сравнивать и выбирать, ибо всё стоит приличных денег, не у всех есть пробные версии, да и сравнить удобство работы с десятками документов - потребует времени.

Может кто-то что-нибудь посоветует, пока я разбираюсь в разном софте?

Tags: ask_lj, lifehacks
Subscribe

Posts from This Journal “ask_lj” Tag

  • Беспамятство наступает

    Хотел было написать про то что с годами память становится всё хуже и хуже, а тут внезапно Facebook мне напомнил что ровно три года назад я…

  • Негативы давно ушедших лет

    Не прошло и пяти лет с тех пор как я впервые озадачился сканированием старых (и очень старых) архивных плёнок. За пять лет много всего…

  • Cloud Backups

    Все админы делятся на тех кто делает бэкапы и тех кто уже делает. Начавшаяся после длинных выходных неделя сразу же заставила задуматься о вечном.…

  • Выбор домашнего NAS

    Концепция изменилась! © Раз на новом месте появился свой домашний угол - внезапно стало актуальной задача построения своего домашнего…

  • We gotta move these color TVs

    Задумал я тут проапгрейдить себе домашний телевизор. Прогулявшись по местным хайтечным магазинам понял, что безнадёжно отстал от современных…

  • Personal Backups

    Как известно, все делятся на тех кто делает бэкапы и тех кто уже делает. Сам я уже прошёл несколько циклов "всё бэкапится - наверное всё бэкапится -…

  • Посканить Архивные Плёнки

    Друзья, а не подскажете где в Москве можно поцифровать дюжину-другую старых чёрно-белых 35мм фотоплёнок? Я так понимаю, что для плёнок…

  • Новый (игровой) комп

    она: кто тебе дороже? я или старкрафт?! он: ты конечно! он: ну, и старкрафт тоже... он: я же его знаю 10 лет, а тебя только 8. Bash.org.ru…

  • Пешеходный GPS

    Я люблю гулять - бродить по улицам и подворотням, скверам и паркам. И люблю гулять как по Москве, так в турпоездках. И вот мне кажется обидным, что…

promo recoder august 1, 12:09 35
Buy for 100 tokens
Не так давно Фейсбук научил меня ещё одной классификации людей, в дополнение к стратегам и тактикам, интерналистам и экстерналистам, и разным морально-политическим приверженцам. Впервые эта классификация описана ещё двадцать лет назад Картером и Сэнджером в книге The Programmer's Stone…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 15 comments