?

Log in

No account? Create an account

March 1st, 2012

masked, myself

Digital Archiving

Столкнулся с тем, что информационный перегруз выползает из цифрового мира в физический и с этим надо что-то делать. В частности, в полный рост встаёт проблема организации архива документов разной степени важности. Несмотря ни на что обещанный ещё в прошлом тысячелетии безбумажный офис™ так и остался несбыточной мечтой. В результате - имею дома несколько постоянно пополняющихся коробок с пачками разнообразных документов:

  • Жизненно важные: паспорта с визами, свидетельства и доверенности. Плюс ксерокопии на всякий случай.
  • Просто документы: регистрации, банковские, страховые договора и т.п.
  • Кучи всяких уведомлений: от банков, больниц, страховых, жил.контор и т.п.
  • Бумаги, которые могут внезапно понадобиться - типа заключения мед.осмотра или торгового чека.
  • Пачки старых конспектов, схем, набросков, архитектурных эскизов и прочих мимолётных идей.

И всё это информационное громадьё имеет тенденцию постоянно увеличиваться и перемешиваться. Увеличение само по себе ещё не беда - всегда можно купить коробку побольше. А вот ориентироваться в этом бумажном кургане становится всё сложнее и сложнее (что беспокоит наш Орден Борьбы с Энтропией). Тем более, что для подавляющего большинства бумаг достаточно бы было уметь делать две операции: "просмотреть" и "распечтать копию". Поэтому очень хочется загнать эту проблему обратно в мир цифры и решить её технологически. Вопрос - как?

Помню, подобной проблемой два с половиной года назад озадачивался avva, но не припомню чтобы он поделился своим выбранным решением. Так что придётся решать проблему оцифровки документов самостоятельно. Итак, какие альтернативы у нас имеются?

PDF файлы. Решение в лоб - отсканировать все документы в PDF, назвать в соответствии с какой-то схемой, разложить по папочкам, закинуть на внешний диск, при желании синхронизировать в какое-нибудь облачное хранилище. Простота подхода подкупает, однако непонятно как потом справляться с постоянно растущей базой документов. Боюсь, через год наступит цифровая тупиковая ситуация аналогичная текущей бумажно.

Google Documents. Мы верим в Великий Гугл, так что после первого шага "отсканировать всё в PDF" заливаем все документы в Google Documents, и раскладываем по папочкам-меткам. От предыдущего варианта отличается изначальной облачностью хранения (плюс можно делать локальные архивы через Takeout), доступностью отовсюду. Минус - я не на 100% уверен, что могу доверить Гуглу все свои архивы (даже с двухшаговой верификацией).

Evernote. Вместо Гугля берём отсканированные PDFы и заливаем в Evernote. Плюсы: опять же универсальная доступность, чуть более подробная мета-информация, если сработает OCR - то будет совсем легко что-то отыскать. Минус: ударившемуся в маркетологический разгул Evernote я доверяю ещё меньше чем Гуглу.

Filing Systems. Подобрать какую-нибудь scanner filing system. Вроде бы соответствующий софт имеется: Paper Port, Neat 5, eDocs, File Center, онлайновый Office Drop, Docs Vault. Тут сложно - надо сравнивать и выбирать, ибо всё стоит приличных денег, не у всех есть пробные версии, да и сравнить удобство работы с десятками документов - потребует времени.

Может кто-то что-нибудь посоветует, пока я разбираюсь в разном софте?

promo recoder august 1, 2018 12:09 36
Buy for 100 tokens
Не так давно Фейсбук научил меня ещё одной классификации людей, в дополнение к стратегам и тактикам, интерналистам и экстерналистам, и разным морально-политическим приверженцам. Впервые эта классификация описана ещё двадцать лет назад Картером и Сэнджером в книге The Programmer's Stone…